Hướng Dẫn Chi Tiết Lên Kế Hoạch Tổ Chức Sự Kiện Tất Niên Thành Công

Cuối năm là dịp để các doanh nghiệp nhìn lại hành trình một năm đã qua và cùng nhau tri ân, tôn vinh những nỗ lực, cống hiến của tập thể nhân viên. Đó cũng là thời điểm để lên kế hoạch tổ chức sự kiện tất niên – một buổi tiệc có ý nghĩa quan trọng giúp doanh nghiệp kết nối, thúc đẩy tinh thần đoàn kết và tạo động lực cho năm mới. Tuy nhiên, để sự kiện diễn ra thành công và ấn tượng, việc lập kế hoạch chi tiết là điều cần thiết. Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn bạn chi tiết từng bước để lên kế hoạch tổ chức sự kiện tất niên hiệu quả cho năm 2024.

Xem thêm: Cách Lập Kế Hoạch Tổ Chức Tiệc Tất Niên Công Ty Chuyên Nghiệp

1. Các bước chuẩn bị kế hoạch tổ chức sự kiện tất niên

Để lên kế hoạch tổ chức sự kiện tất niên thành công, việc chuẩn bị cần bắt đầu từ nhiều tháng trước sự kiện nhằm đảm bảo mọi chi tiết đều được lên lịch và thực hiện đúng thời gian. Những bước chuẩn bị dưới đây sẽ giúp bạn có một cái nhìn tổng thể và rõ ràng về quy trình tổ chức.

1.1. Xác định mục tiêu và quy mô sự kiện

Việc xác định mục tiêu tổ chức sự kiện là bước đầu tiên và quan trọng nhất khi lên kế hoạch. Mỗi doanh nghiệp đều có những mục tiêu khác nhau khi tổ chức sự kiện tất niên, nhưng các mục tiêu chung thường bao gồm:

• Tổng kết hoạt động năm qua: Đây là thời điểm doanh nghiệp nhìn lại những thành tựu, thách thức và các bài học rút ra trong suốt năm hoạt động.
• Tri ân nhân viên và khách hàng: Tôn vinh những nỗ lực, cống hiến của các nhân viên và thể hiện sự biết ơn đến khách hàng, đối tác đã đồng hành cùng doanh nghiệp trong suốt năm qua.
• Xây dựng tinh thần đoàn kết: Sự kiện tất niên là cơ hội để toàn thể nhân viên gặp gỡ, giao lưu và thắt chặt mối quan hệ. Đặc biệt đối với các doanh nghiệp lớn, sự kiện này giúp kết nối nhân viên từ các phòng ban, chi nhánh khác nhau.
• Định hướng cho năm mới: Bên cạnh việc tổng kết năm cũ, sự kiện tất niên còn là dịp để doanh nghiệp chia sẻ định hướng phát triển và các mục tiêu chiến lược cho năm tiếp theo.

Sau khi xác định rõ mục tiêu, bạn cần lên kế hoạch về quy mô sự kiện. Số lượng khách mời sẽ quyết định đến các yếu tố như địa điểm, ngân sách, thực đơn và các hoạt động trong chương trình. Tùy thuộc vào quy mô doanh nghiệp, sự kiện tất niên có thể tổ chức nhỏ gọn với chỉ nhân viên nội bộ, hoặc lớn hơn với sự tham gia của đối tác, khách hàng và gia đình nhân viên.

1.2. Lập timeline chi tiết

Lập timeline chi tiết là một trong những bước quan trọng nhất khi lên kế hoạch tổ chức sự kiện tất niên. Timeline sẽ giúp ban tổ chức theo dõi tiến độ công việc, đảm bảo mọi thứ diễn ra đúng lịch trình và tránh tình trạng sót việc. Dưới đây là một ví dụ về timeline điển hình cho sự kiện tất niên:

• Trước 3 tháng:
  • Xác định mục tiêu, quy mô và ngân sách.
  • Chọn địa điểm tổ chức sự kiện.
  • Lên danh sách khách mời sơ bộ.
  • Liên hệ với các nhà cung cấp dịch vụ (ẩm thực, âm thanh, ánh sáng, MC).
• Trước 2 tháng:
  • Hoàn thiện kịch bản chương trình, xác nhận các hoạt động chính.
  • Chốt danh sách khách mời và gửi lời mời.
  • Bắt đầu lên kế hoạch chi tiết về trang trí không gian và thực đơn.
• Trước 1 tháng:
  • Xác nhận lại với các nhà cung cấp dịch vụ, bao gồm nhà hàng, đơn vị trang trí và các nhóm phụ trách âm thanh, ánh sáng.
  • Tập dượt chương trình, kiểm tra lần cuối kịch bản và thời gian thực hiện.
  • Bố trí đội ngũ phụ trách từng hạng mục (đón khách, trang trí, quản lý quà tặng…).
• 1 tuần trước sự kiện:
  • Kiểm tra lại tất cả các khâu chuẩn bị.
  • Tập dượt chương trình tổng thể với MC, ban lãnh đạo và các thành viên liên quan.
  • Hoàn thiện các công việc trang trí và chuẩn bị quà tặng.
• Ngày sự kiện:
  • Đội ngũ phụ trách có mặt sớm để setup không gian và kiểm tra các thiết bị kỹ thuật.
  • Đón khách, tổ chức chương trình và xử lý mọi tình huống phát sinh.

Lập một timeline cụ thể như trên sẽ giúp ban tổ chức kiểm soát toàn bộ quá trình từ giai đoạn chuẩn bị đến thực hiện sự kiện, đồng thời đảm bảo không có sai sót hoặc chậm trễ.

1.3. Dự trù ngân sách tổng thể

Ngân sách là yếu tố quan trọng và cần được tính toán kỹ lưỡng khi lên kế hoạch tổ chức sự kiện tất niên. Một sự kiện thành công không chỉ đến từ việc tổ chức tốt, mà còn phụ thuộc vào việc kiểm soát ngân sách hợp lý. Bạn cần lên danh sách chi tiết các khoản chi phí dự kiến, bao gồm:

• Chi phí địa điểm: Tùy thuộc vào quy mô sự kiện mà chi phí thuê địa điểm có thể dao động từ vài triệu đến hàng trăm triệu đồng. Cần lưu ý rằng một số địa điểm có thể bao gồm luôn các dịch vụ như trang trí, ẩm thực và âm thanh, điều này sẽ giúp tiết kiệm chi phí.
• Chi phí trang trí: Trang trí sự kiện thường bao gồm các hạng mục như backdrop, photo zone, hoa, bóng bay và các phụ kiện khác. Chi phí này có thể thay đổi tùy theo concept mà doanh nghiệp lựa chọn. Ví dụ, một concept theo phong cách “Vintage” sẽ cần nhiều chi tiết trang trí công phu hơn so với phong cách “Modern Minimalist”.
• Chi phí ẩm thực: Thực đơn của sự kiện tất niên có thể là tiệc buffet, tiệc đứng hoặc set menu. Để đảm bảo đủ cho tất cả khách mời, bạn nên dự trù chi phí ẩm thực một cách hợp lý và chọn nhà cung cấp có uy tín.
• Chi phí giải trí và quà tặng: Đây là các khoản chi phí dành cho các hoạt động giải trí trong sự kiện như thuê ca sĩ, ban nhạc, MC và phần quà tặng cho nhân viên và khách mời.

2. Thành lập và phân công ban tổ chức

Để đảm bảo sự kiện tất niên diễn ra suôn sẻ, việc thành lập và phân công nhiệm vụ rõ ràng cho ban tổ chức là cần thiết. Ban tổ chức sẽ chịu trách nhiệm điều phối toàn bộ các hoạt động trước, trong và sau sự kiện.

2.1. Cơ cấu nhân sự ban tổ chức

Ban tổ chức sự kiện tất niên nên bao gồm những thành viên có kỹ năng tổ chức và quản lý tốt. Đội ngũ này sẽ chia thành các bộ phận phụ trách từng hạng mục cụ thể. Thông thường, cơ cấu ban tổ chức sẽ bao gồm:

• Trưởng ban tổ chức: Là người chịu trách nhiệm chính, điều phối mọi hoạt động và đảm bảo sự kiện diễn ra đúng tiến độ. Trưởng ban tổ chức cũng là người liên lạc chính với các nhà cung cấp và đối tác.
• Ban phụ trách chương trình: Nhóm này sẽ đảm nhiệm việc xây dựng kịch bản chương trình, từ phần khai mạc, hoạt động team building, trao thưởng cho đến phần văn nghệ và giải trí.
• Ban hậu cần: Chịu trách nhiệm về trang trí, setup không gian, chuẩn bị các vật dụng cần thiết như âm thanh, ánh sáng và các thiết bị khác.
• Ban ẩm thực và phục vụ: Đây là nhóm liên hệ với nhà cung cấp thực phẩm, đồ uống và quản lý quá trình phục vụ khách mời trong suốt sự kiện.

2.2. Phân công nhiệm vụ cụ thể

Việc phân công nhiệm vụ rõ ràng sẽ giúp ban tổ chức dễ dàng kiểm soát và xử lý các vấn đề phát sinh trong quá trình thực hiện. Các nhiệm vụ chính bao gồm:

• Quản lý chương trình: Phụ trách theo dõi thời gian và điều phối các hoạt động diễn ra theo đúng kịch bản.
• Quản lý trang trí: Đảm bảo không gian sự kiện được trang trí theo đúng concept đã lựa chọn, đồng thời sắp xếp các khu vực chức năng như bàn tiệc, sân khấu, khu vực chụp ảnh.
• Quản lý quà tặng: Phụ trách chuẩn bị và trao quà cho nhân viên và khách mời. Những phần quà này thường được trao trong các hoạt động trao thưởng hoặc vào cuối sự kiện như một hình thức tri ân.

2.3. Quy trình báo cáo và phối hợp

Ban tổ chức cần có quy trình báo cáo và phối hợp chặt chẽ để đảm bảo mọi công việc được thực hiện đúng tiến độ và không bị chồng chéo. Tất cả các thành viên trong ban tổ chức cần báo cáo thường xuyên về tiến độ công việc và những khó khăn gặp phải để trưởng ban tổ chức nắm bắt và điều chỉnh kịp thời.

3. Lập kế hoạch chi tiết về thời gian và địa điểm

Việc lựa chọn thời gian và địa điểm tổ chức là một trong những yếu tố quyết định sự thành công của sự kiện tất niên. Doanh nghiệp cần cân nhắc kỹ lưỡng để đảm bảo sự kiện diễn ra thuận lợi, phù hợp với mong muốn của khách mời và nhân viên.

3.1. Tiêu chí chọn thời gian phù hợp

Khi lên kế hoạch tổ chức sự kiện tất niên, thời gian tổ chức cần được chọn sao cho phù hợp với lịch trình công việc và hoạt động của doanh nghiệp. Các tiêu chí lựa chọn thời gian bao gồm:

• Không trùng với các ngày nghỉ lễ: Để đảm bảo mọi người có thể tham gia đầy đủ, sự kiện tất niên nên tránh trùng vào các kỳ nghỉ lễ lớn như Giáng sinh hoặc Tết dương lịch.
• Thời điểm cuối tuần hoặc ngoài giờ làm việc: Nên tổ chức vào thời điểm mà nhân viên có thể thoải mái tham gia mà không ảnh hưởng đến công việc. Một buổi tối cuối tuần hoặc sau giờ làm việc là lựa chọn lý tưởng.

3.2. Các phương án địa điểm tổ chức

Lựa chọn địa điểm phù hợp là một yếu tố quan trọng khi lên kế hoạch tổ chức sự kiện tất niên. Dưới đây là một số phương án địa điểm phổ biến:

• Nhà hàng, khách sạn: Đây là lựa chọn phổ biến nhất cho các sự kiện có quy mô lớn. Nhà hàng và khách sạn thường cung cấp đầy đủ các dịch vụ như ẩm thực, trang trí, âm thanh và ánh sáng, giúp giảm bớt khối lượng công việc của ban tổ chức.
• Không gian ngoài trời: Nếu doanh nghiệp muốn tạo sự mới mẻ và thoải mái, việc tổ chức sự kiện tại khu resort, sân vườn hoặc khuôn viên ngoài trời sẽ mang lại không khí tự nhiên và gần gũi. Tuy nhiên, cần chuẩn bị phương án dự phòng trong trường hợp thời tiết xấu.
• Văn phòng công ty: Đối với những doanh nghiệp nhỏ hoặc có ngân sách hạn chế, việc tổ chức sự kiện tại văn phòng cũng là một lựa chọn. Tuy nhiên, cần bố trí trang trí và không gian phù hợp để tạo cảm giác ấm cúng, không quá nghiêm túc.

3.3. Khảo sát và đàm phán với đơn vị cung cấp

Trước khi ký hợp đồng với bất kỳ đơn vị cung cấp dịch vụ nào, việc khảo sát thực tế địa điểm và đàm phán các điều khoản là rất quan trọng. Các yếu tố cần lưu ý khi khảo sát bao gồm:

• Không gian phù hợp: Đảm bảo rằng địa điểm có đủ không gian cho số lượng khách mời và các hoạt động của sự kiện.
• Chính sách hủy hợp đồng: Đảm bảo rằng địa điểm có chính sách linh hoạt về việc hủy hoặc thay đổi lịch trình để tránh những thiệt hại không đáng có.

4. Thiết kế chương trình sự kiện

Thiết kế chương trình sự kiện là bước không thể thiếu khi lên kế hoạch tổ chức sự kiện tất niên. Một chương trình sáng tạo và hấp dẫn sẽ giữ chân khách mời và tạo dấu ấn khó quên cho sự kiện.

4.1. Kịch bản chương trình chi tiết

Một kịch bản chương trình chi tiết giúp các hoạt động diễn ra liên tục và không bị gián đoạn. Kịch bản nên bao gồm các phần chính như:

• Phần mở đầu: Phát biểu của ban lãnh đạo, tổng kết hoạt động năm và chia sẻ định hướng cho năm mới.
• Hoạt động team building: Các trò chơi tập thể, giao lưu giữa các phòng ban.
• Phần trao thưởng và vinh danh: Tri ân những cá nhân, tập thể có thành tích xuất sắc trong năm qua.
• Phần văn nghệ và giải trí: Các tiết mục ca hát, nhảy múa hoặc tiết mục nghệ thuật đặc biệt.
• Phần kết thúc: Kết thúc sự kiện bằng những lời cảm ơn từ ban tổ chức và lời chúc cho năm mới thành công.

4.2. Các hoạt động team building

Các hoạt động team building đóng vai trò quan trọng trong việc gắn kết đội ngũ nhân viên, tạo không khí vui vẻ và năng động cho sự kiện tất niên. Khi lên kế hoạch tổ chức sự kiện tất niên, việc tổ chức các trò chơi tập thể hay hoạt động giao lưu giữa các phòng ban sẽ giúp mọi người thư giãn sau một năm làm việc căng thẳng, đồng thời tăng cường tinh thần đoàn kết.

Một số hoạt động team building phổ biến có thể triển khai trong sự kiện tất niên bao gồm:

• Trò chơi vận động: Các trò chơi vận động như kéo co, nhảy bao bố, hoặc các trò chơi đòi hỏi sự phối hợp giữa các thành viên trong đội sẽ tạo không khí sôi nổi và hào hứng. Những trò chơi này không chỉ giúp mọi người giải tỏa căng thẳng mà còn khuyến khích tinh thần hợp tác, hỗ trợ lẫn nhau.
• Trò chơi trí tuệ: Nếu không gian tổ chức bị giới hạn hoặc doanh nghiệp muốn hướng đến các hoạt động nhẹ nhàng, các trò chơi trí tuệ như giải đố, chơi cờ hoặc các trò chơi yêu cầu suy nghĩ logic cũng là lựa chọn thú vị. Những trò chơi này không chỉ giúp khơi dậy sự sáng tạo mà còn tạo cơ hội cho nhân viên từ các phòng ban khác nhau giao lưu và kết nối.
• Thi tài năng: Một hoạt động khác thú vị và mang tính giải trí cao là tổ chức thi tài năng giữa các phòng ban. Mỗi đội có thể chuẩn bị các tiết mục biểu diễn như hát, múa, diễn kịch hoặc trình diễn thời trang. Hoạt động này giúp nhân viên thể hiện cá tính và khả năng sáng tạo của mình, tạo không khí sôi động và giúp sự kiện thêm phần sinh động.

4.3. Phần trao thưởng và vinh danh

Trong sự kiện tất niên, phần trao thưởng và vinh danh đóng vai trò quan trọng trong việc ghi nhận và tri ân những cá nhân, tập thể có đóng góp nổi bật cho doanh nghiệp trong suốt một năm qua. Khi lên kế hoạch tổ chức sự kiện tất niên, việc chuẩn bị kỹ lưỡng cho phần trao thưởng không chỉ giúp tăng thêm ý nghĩa cho sự kiện mà còn tạo động lực cho toàn thể nhân viên tiếp tục cống hiến trong năm mới.

• Trao thưởng cho nhân viên xuất sắc: Đây là thời điểm để ban lãnh đạo doanh nghiệp vinh danh những cá nhân, tập thể có thành tích xuất sắc trong công việc. Các hạng mục giải thưởng có thể bao gồm “Nhân viên của năm”, “Đội nhóm xuất sắc”, “Nhân viên sáng tạo”, hoặc “Đóng góp đột phá”. Mỗi giải thưởng sẽ giúp tạo cảm giác tự hào cho người nhận và là phần thưởng khích lệ tinh thần làm việc cho toàn thể công ty.
• Quà tặng cho tất cả nhân viên: Ngoài các giải thưởng lớn, doanh nghiệp có thể chuẩn bị những phần quà nhỏ dành cho tất cả nhân viên như một cách để tri ân và gửi lời cảm ơn đến mọi người vì đã nỗ lực trong suốt năm qua. Quà tặng có thể là các vật phẩm lưu niệm như cốc in logo công ty, áo phông hoặc voucher mua sắm.
• Trao thưởng đặc biệt: Ngoài các giải thưởng cho nhân viên, doanh nghiệp cũng có thể trao tặng các giải thưởng đặc biệt cho những cá nhân có đóng góp vượt trội hoặc các đội nhóm đã hoàn thành những dự án quan trọng. Điều này giúp tạo nên sự khác biệt và khích lệ tinh thần cho những thành viên nổi bật.

4.4. Chương trình văn nghệ và giải trí

Chương trình văn nghệ và giải trí là phần không thể thiếu trong sự kiện tất niên. Đây là yếu tố quan trọng giúp khuấy động không khí, mang đến sự sôi động, vui tươi cho buổi tiệc. Khi lên kế hoạch tổ chức sự kiện tất niên, doanh nghiệp nên cân nhắc lựa chọn các tiết mục văn nghệ phù hợp với sở thích của nhân viên, đồng thời tạo sự gắn kết giữa các thành viên.

• Tiết mục văn nghệ nội bộ: Những tiết mục “cây nhà lá vườn” do chính nhân viên trong công ty biểu diễn thường mang lại không khí gần gũi và thân thiện. Doanh nghiệp có thể khuyến khích các phòng ban tự chuẩn bị các tiết mục văn nghệ như hát, múa, nhảy, hoặc diễn kịch. Điều này không chỉ tạo ra những phút giây thư giãn mà còn giúp nhân viên có cơ hội thể hiện khả năng và sự sáng tạo của mình.
• Mời nghệ sĩ khách mời: Nếu ngân sách cho phép, việc mời các nghệ sĩ chuyên nghiệp như ca sĩ, nhóm nhạc, hoặc ban nhạc sống đến biểu diễn sẽ làm tăng tính chuyên nghiệp và đẳng cấp cho sự kiện. Những màn trình diễn sôi động sẽ giúp bữa tiệc thêm phần sôi nổi, thu hút và giữ chân khách mời ở lại đến cuối chương trình.
• Tiết mục giải trí đặc biệt: Doanh nghiệp có thể sắp xếp một tiết mục bất ngờ từ ban lãnh đạo, như việc lãnh đạo công ty tham gia hát, nhảy hoặc thực hiện một màn biểu diễn ngắn. Điều này sẽ tạo nên sự kết nối giữa lãnh đạo và nhân viên, đồng thời mang lại những khoảnh khắc bất ngờ và thú vị.

5. Quản lý ngân sách sự kiện

Quản lý ngân sách sự kiện là một trong những yếu tố quan trọng giúp doanh nghiệp kiểm soát chi phí, đảm bảo rằng mọi hoạt động đều diễn ra trôi chảy và không phát sinh những chi phí ngoài dự kiến. Khi lên kế hoạch tổ chức sự kiện tất niên, việc lập một bảng ngân sách chi tiết sẽ giúp bạn xác định và theo dõi các khoản chi phí một cách hợp lý.

5.1. Chi phí địa điểm và setup

Chi phí thuê địa điểm là khoản chi lớn nhất khi lên kế hoạch tổ chức sự kiện tất niên, đặc biệt là với những sự kiện có quy mô lớn. Các doanh nghiệp thường chọn các nhà hàng, khách sạn hoặc trung tâm tiệc cưới để tổ chức sự kiện. Chi phí này bao gồm:

• Thuê địa điểm: Giá thuê địa điểm sẽ phụ thuộc vào quy mô sự kiện, số lượng khách mời và dịch vụ đi kèm như âm thanh, ánh sáng, trang trí. Một số địa điểm có thể bao gồm cả ẩm thực và phục vụ, giúp tiết kiệm chi phí và thời gian.
• Trang trí và setup: Chi phí trang trí bao gồm việc thuê backdrop, setup sân khấu, ánh sáng và âm thanh. Doanh nghiệp cần lựa chọn một concept trang trí phù hợp với chủ đề của sự kiện, đồng thời đảm bảo rằng mọi yếu tố trang trí đều hài hòa và tạo ấn tượng cho khách mời.

5.2. Chi phí ẩm thực và giải khát

Ẩm thực và đồ uống là phần không thể thiếu trong mỗi sự kiện tất niên. Khi lên kế hoạch tổ chức sự kiện tất niên, doanh nghiệp cần lựa chọn thực đơn phù hợp với số lượng khách mời, đồng thời đảm bảo rằng mọi món ăn đều được chuẩn bị kỹ lưỡng và đạt chuẩn an toàn thực phẩm.

• Thực đơn buffet: Hình thức tiệc buffet thường mang đến sự linh hoạt và thoải mái cho khách mời. Thực đơn buffet đa dạng với nhiều món ăn từ món khai vị, món chính đến món tráng miệng sẽ đáp ứng nhu cầu ẩm thực của mọi người.
• Set menu: Nếu muốn tổ chức tiệc trong không gian trang trọng hơn, doanh nghiệp có thể lựa chọn hình thức set menu. Thực đơn set menu được phục vụ theo bàn với từng món ăn đã được chuẩn bị sẵn. Đây là hình thức lý tưởng cho những sự kiện có quy mô nhỏ hơn và cần sự chỉn chu.
• Chi phí đồ uống: Ngoài ẩm thực, đồ uống cũng là một phần quan trọng của buổi tiệc. Doanh nghiệp có thể cung cấp các loại đồ uống có cồn như bia, rượu vang và các loại cocktail, kèm theo nước ngọt và nước trái cây cho những khách mời không uống rượu.

5.3. Chi phí quà tặng và giải thưởng

Việc chuẩn bị quà tặng và giải thưởng là một phần không thể thiếu trong sự kiện tất niên. Quà tặng không chỉ là lời cảm ơn dành cho những nhân viên đã nỗ lực trong suốt năm qua mà còn là món quà động viên tinh thần cho toàn bộ đội ngũ. Khi lên kế hoạch tổ chức sự kiện tất niên, doanh nghiệp cần dự trù ngân sách cho quà tặng để tránh phát sinh chi phí ngoài dự kiến.

• Quà tặng lưu niệm: Những món quà nhỏ như đồng hồ, túi xách, bình nước in logo công ty sẽ giúp khách mời nhớ đến sự kiện và cảm thấy được tri ân.
• Giải thưởng cho nhân viên xuất sắc: Những phần quà giá trị hơn như phiếu mua sắm, voucher du lịch, hoặc các phần thưởng tài chính là cách để vinh danh những cá nhân và đội nhóm có đóng góp nổi bật.

6. Kế hoạch truyền thông nội bộ

Một sự kiện tất niên thành công cần có sự tham gia đầy đủ và hưởng ứng nhiệt tình từ toàn thể nhân viên. Để làm được điều này, việc xây dựng một kế hoạch truyền thông nội bộ là vô cùng quan trọng.

6.1. Thông báo và mời tham dự

Khi lên kế hoạch tổ chức sự kiện tất niên, doanh nghiệp cần thông báo rõ ràng và kịp thời đến toàn bộ nhân viên để họ có thời gian sắp xếp công việc và chuẩn bị tham gia sự kiện. Các kênh truyền thông nội bộ như email, nhóm chat trên các ứng dụng như Zalo, Slack, hoặc thậm chí bảng tin nội bộ sẽ là những cách hiệu quả để thông báo.

• Gửi thư mời tham dự: Đảm bảo rằng thư mời tham dự được gửi đến từng nhân viên một cách chuyên nghiệp. Thư mời nên bao gồm thông tin về thời gian, địa điểm, trang phục yêu cầu (nếu có) và chương trình dự kiến.
• Tạo sự hứng thú: Doanh nghiệp có thể sử dụng các chiến dịch truyền thông nội bộ để kích thích sự quan tâm và háo hức của nhân viên. Chẳng hạn, bạn có thể tạo ra các poster quảng cáo về sự kiện hoặc những teaser ngắn về các tiết mục trong chương trình.

6.2. Kế hoạch quay phim, chụp ảnh

Việc quay phim, chụp ảnh trong sự kiện tất niên là cách để lưu giữ lại những khoảnh khắc đáng nhớ, đồng thời sử dụng làm tư liệu truyền thông cho doanh nghiệp. Khi lên kế hoạch tổ chức sự kiện tất niên, việc thuê đội ngũ quay phim, chụp ảnh chuyên nghiệp là điều cần thiết để đảm bảo chất lượng hình ảnh và video.

• Chụp ảnh tập thể: Tạo cơ hội cho toàn thể nhân viên cùng chụp ảnh tập thể trước backdrop sự kiện. Đây là cách tuyệt vời để lưu giữ lại những khoảnh khắc đoàn kết của đội ngũ.
• Quay phim sự kiện: Video sự kiện có thể bao gồm các phần chính như phát biểu khai mạc, trao thưởng, tiết mục văn nghệ và các hoạt động giao lưu. Video này sau đó có thể được chia sẻ trên các kênh nội bộ hoặc lưu giữ làm tư liệu.

6.3. Chia sẻ nội dung sau sự kiện

Sau khi sự kiện kết thúc, doanh nghiệp nên chia sẻ lại các nội dung liên quan đến sự kiện, như ảnh chụp, video highlight, và những khoảnh khắc đáng nhớ. Việc này không chỉ giúp nhân viên nhớ lại những giây phút vui vẻ mà còn tạo cảm giác tự hào về doanh nghiệp.

7. Chuẩn bị các yếu tố hậu cần

Khi lên kế hoạch tổ chức sự kiện tất niên, yếu tố hậu cần là phần quan trọng giúp sự kiện diễn ra suôn sẻ. Doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ các yếu tố về trang trí, âm thanh, ánh sáng và các vật phẩm hỗ trợ.

7.1. Trang trí và setup không gian

Trang trí sự kiện là yếu tố quan trọng giúp tạo nên không gian ấn tượng và phù hợp với chủ đề của buổi tiệc. Các hạng mục cần chuẩn bị bao gồm:

• Backdrop: Backdrop chụp ảnh là một trong những điểm nhấn của sự kiện, cần được thiết kế nổi bật và phù hợp với concept. Logo công ty hoặc tên sự kiện có thể được in lớn trên backdrop để khách mời chụp ảnh lưu niệm.
• Setup bàn tiệc: Bố trí bàn ghế, khu vực ngồi của khách mời cần được sắp xếp hợp lý, đảm bảo sự thoải mái và tiện nghi cho mọi người. Bàn tiệc có thể được trang trí bằng hoa tươi, nến hoặc các phụ kiện phù hợp với chủ đề.

7.2. Âm thanh, ánh sáng

Âm thanh và ánh sáng là hai yếu tố không thể thiếu khi lên kế hoạch tổ chức sự kiện tất niên. Một hệ thống âm thanh tốt giúp các phần phát biểu, trao thưởng và biểu diễn văn nghệ trở nên chuyên nghiệp và rõ ràng hơn.

• Âm thanh: Hệ thống âm thanh bao gồm loa, micro và mixer cần được chuẩn bị kỹ lưỡng và thử trước sự kiện để đảm bảo hoạt động suôn sẻ.
• Ánh sáng: Hệ thống ánh sáng bao gồm đèn chiếu sân khấu, đèn led và đèn trang trí giúp không gian sự kiện thêm phần lung linh. Ánh sáng cần được điều chỉnh phù hợp với từng hoạt động trong chương trình, từ phần khai mạc, trao thưởng đến các tiết mục văn nghệ.

7.3. Quà tặng và vật phẩm

Việc chuẩn bị quà tặng và các vật phẩm lưu niệm cũng là một phần quan trọng trong lên kế hoạch tổ chức sự kiện tất niên. Những món quà nhỏ như túi xách, bình nước hoặc phiếu mua sắm là cách để tri ân nhân viên và tạo dấu ấn về sự kiện trong lòng khách mời.

8. Kế hoạch đón tiếp và check-in

Kế hoạch đón tiếp và check-in là bước đầu tiên khi khách mời đến tham dự sự kiện tất niên. Việc tổ chức đón tiếp chu đáo và chuyên nghiệp sẽ tạo ấn tượng tốt và giúp khách mời cảm thấy thoải mái ngay từ đầu.

8.1. Quy trình đón tiếp khách mời

Doanh nghiệp cần có đội ngũ nhân sự phụ trách việc đón tiếp khách mời ngay từ cửa ra vào. Những nhân viên này sẽ chịu trách nhiệm hướng dẫn khách mời làm thủ tục check-in, cung cấp thông tin về sự kiện và chỗ ngồi của họ.

8.2. Sắp xếp chỗ ngồi

Sắp xếp chỗ ngồi cần dựa trên quy mô sự kiện và thứ tự ưu tiên của khách mời. Những vị trí trung tâm, gần sân khấu thường dành cho các khách mời VIP và ban lãnh đạo công ty, trong khi các nhân viên có thể ngồi theo phòng ban để tiện cho việc giao lưu và trò chuyện.

8.3. Hướng dẫn và hỗ trợ khách mời

Doanh nghiệp cần có đội ngũ nhân sự sẵn sàng hướng dẫn và hỗ trợ khách mời di chuyển trong khu vực sự kiện. Điều này giúp đảm bảo rằng mọi khách mời đều cảm thấy thoải mái và biết rõ vị trí của các khu vực như bàn tiệc, khu vực chụp ảnh, và khu vực diễn ra các hoạt động giải trí.

9. Những lưu ý quan trọng khi tổ chức

Khi lên kế hoạch tổ chức sự kiện tất niên, có một số lưu ý quan trọng mà doanh nghiệp cần phải ghi nhớ để đảm bảo sự kiện diễn ra suôn sẻ và thành công.

9.1. Đảm bảo an toàn và vệ sinh

An toàn và vệ sinh luôn là yếu tố ưu tiên hàng đầu trong bất kỳ sự kiện nào. Doanh nghiệp cần kiểm tra kỹ lưỡng địa điểm tổ chức để đảm bảo không có nguy cơ về an toàn như hệ thống điện, lối thoát hiểm hoặc các vật liệu trang trí dễ cháy nổ.

9.2. Các phương án dự phòng

Một sự kiện tốt luôn có phương án dự phòng cho những tình huống không mong đợi. Điều này bao gồm phương án về thời tiết xấu (nếu tổ chức ngoài trời), phương án thay thế nhân sự, thiết bị nếu gặp sự cố kỹ thuật.

 9.3 Kiểm soát thời gian

Quản lý thời gian là yếu tố quan trọng trong sự thành công của sự kiện. Ban tổ chức cần lên lịch rõ ràng cho từng phần của chương trình, đảm bảo mọi thứ diễn ra đúng theo kế hoạch mà không bị kéo dài hay quá ngắn.

10. Kết luận

Lên kế hoạch tổ chức sự kiện tất niên đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng và chi tiết từ khâu xác định mục tiêu, ngân sách, chọn địa điểm, xây dựng kịch bản cho đến các yếu tố hậu cần và quản lý chương trình. Một sự kiện tất niên thành công không chỉ giúp doanh nghiệp tri ân những nỗ lực của nhân viên trong năm qua, mà còn là dịp để khích lệ tinh thần và tạo động lực cho cả đội ngũ hướng tới những thành công mới trong năm tiếp theo.

Nếu bạn cần một đối tác uy tín để hỗ trợ lên kế hoạch tổ chức sự kiện tất niên chuyên nghiệp, hãy liên hệ với Angeline. Với kinh nghiệm trong việc tổ chức các sự kiện lớn nhỏ, chúng tôi cam kết mang đến cho bạn một sự kiện ấn tượng, giúp công ty bạn không chỉ ghi dấu ấn với nhân viên mà còn xây dựng hình ảnh đẹp trong mắt đối tác.

——————————————-

𝐀𝐍𝐆𝐄𝐋𝐈𝐍𝐄 – 𝐄𝐕𝐄𝐍𝐓 𝐏𝐋𝐀𝐍𝐍𝐄𝐑
Mang niềm vui đến thiên thần của bạn
• Address: 20 Ngõ 176 Lê Trọng Tấn, Thanh Xuân, Hà Nội
• Hotline: 0786782931 – 0786734931 – 0827491862 – 0763491682
• Fanpage: https: //www.facebook.com/Angeline.event.planner
• Pinterest: https://www.pinterest.com/Angelineeventplanner_/
• Instagram: https://www.instagram.com/angeline.eventplanner_/

Thực hiện bởi: ANGELINE – Mang Niềm Vui Đến Thiên Thần Của Bạn

Đào huy ngọc
Tác Giả bài viết

Đào Huy Ngọc là  tác giả của Angeline, một thương hiệu chuyên cung cấp dịch vụ trang trí và tổ chức sự kiện hàng đầu tại Việt Nam. Với niềm đam mê sáng tạo và hơn nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực này, anh đã góp phần đưa Angeline trở thành đơn vị tiên phong trong việc mang đến những không gian ấn tượng và đầy cảm xúc cho các sự kiện lớn nhỏ.