15+ Mẫu Kế Hoạch Tổ Chức Liên Hoan Cuối Năm Trọn Gói

Liên hoan cuối năm là sự kiện quan trọng đối với mỗi doanh nghiệp. Đây là dịp để tri ân nhân viên, khen thưởng những đóng góp trong năm và tạo cơ hội gắn kết mọi người, cùng nhau hướng tới năm mới đầy triển vọng. Một kế hoạch tổ chức liên hoan cuối năm chi tiết giúp sự kiện diễn ra trơn tru. Nó cũng để lại ấn tượng sâu sắc trong lòng người tham gia. Hãy cùng tìm hiểu 15+ mẫu kế hoạch tổ chức liên hoan cuối năm trọn gói, giúp bạn xây dựng một chương trình ấn tượng, sáng tạo và đầy ý nghĩa.

Xem thêm: Cách Lập Kế Hoạch Tổ Chức Tiệc Tất Niên Công Ty Chuyên Nghiệp

Tổng quan về tổ chức tiệc liên hoan cuối năm

Ý nghĩa của việc tổ chức liên hoan cuối năm

Tổ chức liên hoan cuối năm có ý nghĩa to lớn trong việc gắn kết nhân viên và thúc đẩy tinh thần làm việc cho năm mới. Đây là cơ hội để ban lãnh đạo nhìn lại những thành tựu đã đạt được, gửi lời cảm ơn đến toàn thể nhân viên vì những nỗ lực của họ. Đồng thời, liên hoan cuối năm còn là dịp để các phòng ban trong công ty giao lưu, thắt chặt tình đoàn kết, tạo ra một môi trường làm việc thân thiện, ấm áp.

Bên cạnh đó, buổi tiệc cũng mang đến cơ hội để nhân viên thư giãn, xả stress sau một năm làm việc căng thẳng. Với không khí vui tươi, gần gũi, buổi liên hoan là nơi để mọi người cùng nhau chia sẻ niềm vui, những câu chuyện thường ngày và cùng nhau đón chào một năm mới hứa hẹn nhiều điều tốt đẹp.

Xem thêm: Hướng Dẫn Chi Tiết Lên Kế Hoạch Tổ Chức Sự Kiện Tất Niên Thành Công

Các hình thức tổ chức liên hoan cuối năm phổ biến

Có nhiều hình thức tổ chức tiệc liên hoan cuối năm, mỗi hình thức phù hợp với quy mô và tính chất riêng của từng doanh nghiệp. Dưới đây là các lựa chọn phổ biến:

• Tổ chức tại nhà hàng hoặc trung tâm hội nghị: Thường dành cho doanh nghiệp có quy mô lớn, cần không gian sang trọng và dịch vụ chuyên nghiệp. Nhà hàng hoặc trung tâm hội nghị cung cấp không gian thoải mái, đầy đủ tiện nghi và có đội ngũ phục vụ chuyên nghiệp. Doanh nghiệp có thể lựa chọn các gói dịch vụ tổ chức trọn gói, bao gồm cả trang trí, ẩm thực và âm thanh ánh sáng.
• Tổ chức tại văn phòng: Phù hợp với doanh nghiệp vừa và nhỏ, có không gian tổ chức tại chỗ. Tổ chức tại văn phòng giúp tiết kiệm chi phí và tạo ra không khí gần gũi. Với một chút trang trí sáng tạo, văn phòng có thể trở thành một không gian tiệc thú vị. Doanh nghiệp có thể thuê thêm dịch vụ ẩm thực hoặc tự tổ chức tiệc buffet ngay tại văn phòng.
• Tổ chức ngoài trời: Tiệc ngoài trời mang lại không khí thoáng đãng, tự do. Các công ty có thể tổ chức tiệc ngoài trời tại sân vườn, bãi biển hoặc các khu resort. Hình thức này thường kết hợp với các hoạt động team building, trò chơi tập thể, giúp gắn kết các thành viên và tạo nên những kỷ niệm đáng nhớ.
• Tổ chức online: Đây là lựa chọn phù hợp cho các doanh nghiệp có nhiều chi nhánh ở xa hoặc trong thời kỳ hạn chế di chuyển. Các hoạt động giao lưu, trò chơi trực tuyến như đố vui, trình diễn tài năng, hoặc “nhà hàng ảo” sẽ mang lại không khí mới mẻ, vui nhộn dù mọi người không gặp mặt trực tiếp.

Thời điểm tổ chức liên hoan cuối năm lý tưởng

Thời điểm lý tưởng để tổ chức liên hoan cuối năm là vào tháng 12 hoặc đầu tháng 1, khi công việc đã hoàn tất và nhân viên sẵn sàng tham gia các hoạt động thư giãn, vui chơi. Tuy nhiên, cần tránh các ngày lễ lớn như Giáng sinh hay đầu năm mới để đảm bảo sự tham gia đầy đủ của các nhân viên.

Một số doanh nghiệp chọn tổ chức vào ngày cuối cùng của năm làm việc, ngay trước kỳ nghỉ Tết. Điều này tạo nên một kết thúc ý nghĩa và giúp mọi người có thêm động lực khi bước sang năm mới. Cũng có thể chọn tổ chức vào cuối tuần để mọi người có thời gian nghỉ ngơi và không ảnh hưởng đến công việc.

Các bước lập kế hoạch tổ chức liên hoan cuối năm chi tiết

Xác định ngân sách và số lượng người tham dự

Xác định ngân sách là bước quan trọng đầu tiên trong kế hoạch tổ chức liên hoan cuối năm. Ngân sách quyết định quy mô sự kiện, từ lựa chọn địa điểm, thực đơn, đến các hoạt động và phần quà cho nhân viên. Để lập ngân sách chi tiết, hãy phân chia thành các mục nhỏ:

• Chi phí thuê địa điểm: Tùy thuộc vào việc chọn nhà hàng, trung tâm hội nghị, văn phòng hay không gian ngoài trời.
• Chi phí ẩm thực: Bao gồm thực đơn, đồ uống và dịch vụ phục vụ nếu có.
• Chi phí trang trí: Bao gồm backdrop, ánh sáng, các phụ kiện trang trí theo concept.
• Chi phí chương trình: Các tiết mục giải trí, âm thanh, ánh sáng và nhân sự hỗ trợ.

Số lượng người tham dự cũng ảnh hưởng đến ngân sách và giúp xác định quy mô địa điểm. Nếu có khách mời là đối tác hoặc gia đình nhân viên, cần ghi rõ để lập kế hoạch mời thêm dịch vụ phù hợp.

Lựa chọn địa điểm tổ chức phù hợp

Lựa chọn địa điểm tổ chức là bước quan trọng trong kế hoạch. Để chọn được địa điểm phù hợp, cần cân nhắc các yếu tố như:

• Sức chứa: Đảm bảo không gian đủ rộng rãi cho tất cả khách mời tham gia và có chỗ cho các hoạt động như văn nghệ, trò chơi.
• Tiện nghi: Địa điểm nên có đầy đủ các tiện ích như hệ thống âm thanh, ánh sáng, bàn ghế và dịch vụ hỗ trợ.
• Vị trí: Chọn địa điểm dễ di chuyển, thuận tiện cho hầu hết nhân viên trong công ty, đặc biệt là các nhân viên ở xa.
• Phong cách: Địa điểm nên phù hợp với concept của buổi tiệc để tạo nên sự đồng nhất và ấn tượng.

Các địa điểm thường được lựa chọn là nhà hàng, trung tâm hội nghị, sân vườn hoặc văn phòng của công ty.

Lên concept và chủ đề cho buổi tiệc

Concept và chủ đề của buổi tiệc sẽ tạo nên phong cách riêng, giúp sự kiện thêm phần ấn tượng và đáng nhớ. Một số gợi ý concept phổ biến cho liên hoan cuối năm:

• Gala Dinner: Tổ chức buổi tiệc sang trọng, trang trí với ánh đèn lung linh, trang phục dạ hội và không gian ấm cúng.
• Hóa trang: Mọi người có thể hóa trang theo các nhân vật nổi tiếng, tạo ra sự thú vị và giúp phá băng trong giao tiếp.
• Tiệc ngoài trời: Đặt sân khấu ngoài trời, kết hợp với lều bạt và ánh sáng lung linh cho không gian tiệc ấn tượng.
• Casino Night: Mang phong cách sòng bài với các trò chơi thú vị như poker, roulette hoặc blackjack, giúp buổi tiệc thêm phần sôi động.

Lên concept giúp cho các khâu chuẩn bị như trang trí, trang phục và các hoạt động trong tiệc trở nên dễ dàng và nhất quán.

Phân công nhiệm vụ cho các thành viên

Để sự kiện diễn ra suôn sẻ, cần phân công nhiệm vụ rõ ràng cho từng thành viên trong ban tổ chức. Một số vị trí quan trọng bao gồm:

• Quản lý chương trình: Chịu trách nhiệm lên kịch bản, điều phối các hoạt động trong suốt buổi tiệc.
• Người phụ trách trang trí: Đảm bảo các yếu tố trang trí theo đúng concept và được sắp xếp hợp lý.
• Người phụ trách ẩm thực: Làm việc với nhà hàng hoặc nhà cung cấp đồ ăn để đảm bảo chất lượng món ăn và dịch vụ.
• Người phụ trách âm thanh ánh sáng: Đảm bảo hệ thống âm thanh, ánh sáng hoạt động tốt và hỗ trợ các tiết mục văn nghệ.
• Nhóm hỗ trợ trò chơi: Chuẩn bị các vật dụng cần thiết và hướng dẫn mọi người tham gia các trò chơi tập thể.

Phân công nhiệm vụ giúp mọi việc được thực hiện đúng tiến độ và có người chịu trách nhiệm cho từng hạng mục.

Checklist chi tiết chuẩn bị cho buổi liên hoan cuối năm

Chuẩn bị về địa điểm và trang trí

• Đặt chỗ trước: Đặt địa điểm trước ít nhất 1-2 tháng để đảm bảo không bị trùng lịch và chọn được nơi ưng ý.
• Trang trí không gian: Chuẩn bị các phụ kiện trang trí theo chủ đề như bóng bay, backdrop chụp ảnh, cây xanh, đèn LED.
• Sắp xếp bàn ghế: Đảm bảo bố trí bàn ghế phù hợp với số lượng khách, đủ không gian để mọi người di chuyển thoải mái và có khu vực sân khấu riêng.

Chuẩn bị về ẩm thực và đồ uống

• Thực đơn phong phú: Lựa chọn thực đơn đa dạng từ khai vị, món chính đến tráng miệng, bao gồm cả món chay và món ăn đặc biệt cho người có nhu cầu riêng.
• Đồ uống đa dạng: Chuẩn bị các loại đồ uống phù hợp như rượu vang, cocktail, mocktail và nước ngọt.
• Kiểm tra chất lượng và an toàn thực phẩm: Đảm bảo thực phẩm an toàn, tươi ngon và được bảo quản đúng cách.

Chuẩn bị về âm thanh, ánh sáng

• Kiểm tra hệ thống âm thanh: Đảm bảo âm thanh rõ ràng, không bị nhiễu và phù hợp cho các tiết mục phát biểu, ca nhạc.
• Bố trí ánh sáng sân khấu: Sử dụng đèn LED, đèn chiếu sáng theo chủ đề để tạo hiệu ứng phù hợp.
• Hiệu ứng đặc biệt: Nếu có thể, thêm các hiệu ứng như khói, pháo sáng để tăng phần sôi động cho chương trình văn nghệ.

Chuẩn bị quà tặng và giải thưởng

• Quà tri ân nhân viên: Những phần quà nhỏ nhưng ý nghĩa để gửi đến toàn thể nhân viên như lời cảm ơn từ doanh nghiệp.
• Phần thưởng cho các hoạt động: Phần thưởng cho những cá nhân hoặc đội nhóm tham gia và chiến thắng trong các trò chơi.
• Vinh danh cá nhân xuất sắc: Phần quà đặc biệt cho nhân viên có thành tích nổi bật trong năm, tạo động lực cho mọi người.

Top 10 ý tưởng tổ chức liên hoan cuối năm độc đáo

Để buổi liên hoan cuối năm trở nên đáng nhớ và thú vị, doanh nghiệp có thể sáng tạo và lựa chọn những ý tưởng tổ chức độc đáo, giúp mọi người vừa vui chơi, vừa gắn kết. Dưới đây là 10 ý tưởng nổi bật, phù hợp với nhiều quy mô doanh nghiệp.

Các concept tiệc được ưa chuộng

Một buổi tiệc thành công bắt đầu từ việc lựa chọn concept phù hợp và hấp dẫn. Một số concept tiệc liên hoan cuối năm đang được ưa chuộng hiện nay:

• Gala Dinner: Phong cách tiệc tối sang trọng, nhân viên tham gia trong trang phục dạ hội. Không gian tiệc được trang trí với đèn LED lung linh, backdrop chụp ảnh mang phong cách sang trọng. Buổi tiệc bắt đầu với phần khai tiệc trang trọng, sau đó là các tiết mục văn nghệ và chương trình tôn vinh nhân viên xuất sắc.
• Hóa trang nhân vật nổi tiếng: Mọi người hóa trang thành các nhân vật nổi tiếng trong các lĩnh vực khác nhau. Với ý tưởng này, ban tổ chức có thể tạo một không gian sôi động, vui nhộn và có tính sáng tạo cao, giúp mọi người phá băng trong giao tiếp và thể hiện cá tính của mình.
• Casino Night: Concept sòng bài mang lại không khí thú vị và mới mẻ, với các trò chơi như poker, roulette, blackjack. Đặc biệt, các “casino chip” sẽ được quy đổi thành các phần quà nhỏ cuối buổi, khiến mọi người thêm hào hứng tham gia.
• Hollywood Night: Concept này biến buổi tiệc thành một lễ trao giải như ở Hollywood, với thảm đỏ, ánh đèn flash và các phần trao giải cho nhân viên. Mọi người sẽ diện những bộ trang phục lộng lẫy, chụp ảnh check-in như những ngôi sao thực thụ.
• Tropical Party: Tổ chức tiệc với phong cách mùa hè nhiệt đới, với các trang phục rực rỡ, hoa lá, mũ rộng vành và các món ăn đặc trưng của mùa hè. Âm nhạc và trang trí cũng nên theo chủ đề biển cả để mang lại không khí vui tươi, tự nhiên.

Các hoạt động team building kết hợp

Kết hợp các hoạt động team building trong liên hoan cuối năm là cách tuyệt vời để tăng cường sự gắn kết, hiểu biết và tinh thần đồng đội giữa các nhân viên. Một số hoạt động team building phù hợp:

• Cuộc thi nấu ăn: Các đội thi đua trong việc chế biến các món ăn, có thể là món tráng miệng hoặc món ăn nhẹ. Mỗi đội sẽ được cung cấp các nguyên liệu cơ bản và có một khoảng thời gian giới hạn để hoàn thành. Ban giám khảo sẽ chấm điểm và trao thưởng cho món ăn ngon nhất hoặc trang trí đẹp mắt nhất.
• Trò chơi vận động: Như kéo co, đua xe ba chân, hoặc bóng chuyền. Các hoạt động này giúp nhân viên rèn luyện sức khỏe, tăng cường tinh thần đồng đội và tạo không khí sôi nổi.
• Săn kho báu: Chia nhóm và phát bản đồ để các đội tìm kiếm các vật phẩm được giấu trong khu vực tổ chức tiệc. Đây là trò chơi đòi hỏi sự phối hợp chặt chẽ giữa các thành viên, đồng thời tạo ra sự cạnh tranh lành mạnh và thú vị.
• Trò chơi trí tuệ: Các câu đố vui, trò chơi đoán chữ, hoặc trò chơi giải mật mã cũng rất phù hợp để kích thích tư duy và sự sáng tạo của nhân viên. Các trò chơi này không đòi hỏi vận động mạnh, phù hợp cho những buổi tiệc trong nhà.

Các trò chơi tập thể vui nhộn

Các trò chơi tập thể là một phần không thể thiếu trong buổi liên hoan cuối năm, giúp khuấy động không khí và gắn kết các thành viên. Dưới đây là một số trò chơi vui nhộn có thể áp dụng:

• Đuổi hình bắt chữ: Người dẫn chương trình sẽ đưa ra các hình ảnh, và người chơi phải đoán ra cụm từ hoặc câu liên quan. Đây là trò chơi dễ chơi, tạo tiếng cười cho mọi người và không đòi hỏi nhiều kỹ năng.
• Ai là người may mắn: Một trò chơi rút thăm trúng thưởng để tìm ra người may mắn nhận được các phần quà của công ty. Trò chơi này tạo sự hồi hộp, bất ngờ và làm tăng thêm niềm vui cho buổi tiệc.
• Hỏi đáp nhanh: Trò chơi hỏi đáp về kiến thức công ty hoặc các câu hỏi vui về đồng nghiệp. Trò chơi này giúp mọi người thêm hiểu biết về công ty cũng như gắn kết với nhau thông qua những câu trả lời hài hước, bất ngờ.
• Tiếp sức vui nhộn: Các đội sẽ tham gia các thử thách tiếp sức như ăn nhanh, uống nước hoặc di chuyển bóng mà không dùng tay. Đây là trò chơi đầy thú vị và tạo nhiều tiếng cười, thích hợp cho mọi lứa tuổi.

Mẫu kịch bản chi tiết cho buổi liên hoan cuối năm

Việc xây dựng kịch bản chi tiết giúp chương trình diễn ra suôn sẻ và không bị ngắt quãng. Dưới đây là mẫu kịch bản cho các doanh nghiệp có quy mô khác nhau.

Xem thêm: Mẫu Bài Phát Biểu Tất Niên Cuối Năm Hay Và Ý Nghĩa Nhất Dành Cho Lãnh Đạo

Kịch bản dành cho công ty dưới 50 người

1. Đón tiếp khách mời: Chuẩn bị khu vực check-in với backdrop và các phụ kiện để mọi người chụp ảnh lưu niệm. Ban tổ chức sẽ đón tiếp, mời khách mời vào vị trí đã sắp xếp.
2. Khai mạc: Ban lãnh đạo phát biểu khai mạc, tóm tắt những thành tựu nổi bật của công ty trong năm qua và gửi lời chúc tới toàn thể nhân viên.
3. Tiệc ẩm thực: Khách mời sẽ thưởng thức các món ăn được chuẩn bị sẵn, có thể là buffet hoặc set menu.
4. Chương trình văn nghệ: Các tiết mục văn nghệ tự chuẩn bị như ca hát, nhảy múa, hoặc trình diễn tài năng của nhân viên.
5. Trao giải thưởng: Vinh danh các nhân viên xuất sắc, trao các phần thưởng cho các cá nhân và đội nhóm có đóng góp nổi bật.
6. Trò chơi tập thể: Tổ chức các trò chơi đơn giản và vui nhộn như “Đuổi hình bắt chữ”, “Hỏi đáp nhanh” để tăng thêm không khí sôi động.
7. Bế mạc: Ban lãnh đạo gửi lời cảm ơn và lời chúc năm mới. Mọi người cùng nâng ly chúc mừng.

Kịch bản dành cho công ty 50-200 người

1. Check-in và chụp ảnh: Chuẩn bị khu vực check-in với backdrop đẹp mắt, có thể có thêm người chụp ảnh để ghi lại các khoảnh khắc của mọi người.
2. Phần phát biểu và khai mạc: Ban lãnh đạo phát biểu, tổng kết các thành tựu và đề ra mục tiêu cho năm mới.
3. Tiệc tối: Thực đơn được phục vụ theo hình thức buffet hoặc set menu, tạo không gian để mọi người giao lưu.
4. Chương trình biểu diễn nghệ thuật: Các tiết mục ca nhạc, nhảy múa do nhân viên thực hiện hoặc mời nghệ sĩ biểu diễn.
5. Team building và trò chơi: Chia thành các đội và tham gia các trò chơi team building như “Săn kho báu”, “Tiếp sức”, “Cuộc thi nấu ăn”.
6. Trao thưởng và vinh danh: Vinh danh các cá nhân và đội nhóm có thành tích xuất sắc trong năm.
7. Rút thăm trúng thưởng: Tạo sự phấn khích cho mọi người với những phần quà hấp dẫn như phiếu mua sắm, thiết bị điện tử.
8. Bế mạc và giao lưu: Mọi người cùng nâng ly chúc mừng và giao lưu tự do đến khi kết thúc.

Kịch bản dành cho công ty trên 200 người

1. Đón tiếp và check-in: Ban tổ chức sắp xếp khu vực check-in riêng, có thể chia thành các cổng để tránh ùn tắc.
2. Mở đầu chương trình: Ban lãnh đạo phát biểu khai mạc và tuyên bố lý do tổ chức buổi tiệc.
3. Tiệc ẩm thực: Tiệc buffet hoặc set menu được phục vụ với các món ăn đa dạng, phù hợp với mọi khẩu vị.
4. Chương trình văn nghệ: Có thể mời các nghệ sĩ biểu diễn chuyên nghiệp và xen kẽ với các tiết mục của nhân viên công ty.
5. Trao thưởng: Trao giải cho nhân viên xuất sắc, đội nhóm có thành tích tốt và trao các phần thưởng giá trị cho người may mắn.
6. Hoạt động giải trí lớn: Sắp xếp các khu vực vui chơi riêng như góc photo booth, góc trò chơi điện tử, trò chơi dân gian. Các hoạt động giải trí lớn như thi đấu thể thao trong nhà cũng phù hợp.
7. Giao lưu và tiễn khách: Giao lưu tự do, chụp ảnh kỷ niệm và tiễn khách.

Dự trù chi phí tổ chức liên hoan cuối năm

Dự trù chi phí là một bước không thể thiếu khi lập kế hoạch tổ chức liên hoan cuối năm. Việc này giúp doanh nghiệp kiểm soát ngân sách và dự phòng cho các khoản chi phí phát sinh. Để tổ chức một buổi tiệc trọn vẹn và tạo ấn tượng mạnh, dưới đây là những hạng mục chi phí chính mà doanh nghiệp cần dự trù và những yếu tố ảnh hưởng đến chi phí trong từng hạng mục.

Chi phí cho địa điểm và trang trí

1. Chi phí thuê địa điểm: Đây là một trong những khoản chi phí lớn nhất trong kế hoạch tổ chức liên hoan cuối năm, ảnh hưởng trực tiếp đến không gian và chất lượng sự kiện. Chi phí này sẽ phụ thuộc vào:
   • Quy mô sự kiện: Doanh nghiệp nhỏ có thể chọn những nhà hàng hoặc phòng hội nghị có sức chứa nhỏ, trong khi các doanh nghiệp lớn thường cần đến trung tâm hội nghị, khách sạn lớn hoặc khu nghỉ dưỡng.
   • Thời gian thuê: Thời gian thuê địa điểm cũng ảnh hưởng lớn đến chi phí. Việc thuê nguyên buổi tối sẽ đắt hơn thuê trong khoảng vài giờ.
   • Dịch vụ đi kèm: Nhiều địa điểm cung cấp gói dịch vụ trọn gói bao gồm trang trí cơ bản, hệ thống âm thanh, ánh sáng và dịch vụ ẩm thực. Tuy nhiên, doanh nghiệp có thể yêu cầu dịch vụ tùy chỉnh để phù hợp với nhu cầu.
2. Ước tính chi phí: Giá thuê địa điểm dao động từ 5 triệu đến 100 triệu đồng, tùy thuộc vào địa điểm, dịch vụ đi kèm và số lượng khách tham gia.
3. Trang trí theo concept: Để tạo không gian tiệc ấn tượng, trang trí theo concept là một hạng mục không thể thiếu. Chi phí cho trang trí bao gồm:
   • Backdrop chụp ảnh: Tùy thuộc vào chủ đề của buổi tiệc, backdrop có thể thiết kế đơn giản hoặc cầu kỳ với nhiều chi tiết.
   • Bàn ghế và khăn trải bàn: Bàn ghế được sắp xếp theo layout phù hợp với concept và số lượng khách mời. Bên cạnh đó, lựa chọn khăn trải bàn và phụ kiện trang trí trên bàn cũng giúp tăng thêm tính thẩm mỹ cho không gian.
   • Đèn LED và ánh sáng đặc biệt: Ánh sáng là yếu tố quan trọng trong việc tạo ra bầu không khí phù hợp. Đèn LED, đèn dây và đèn chiếu có thể giúp không gian trở nên lung linh, huyền ảo hoặc sôi động, tùy theo phong cách tiệc.
4. Ước tính chi phí: Chi phí trang trí thường dao động từ 3 triệu đến 20 triệu đồng, tùy vào yêu cầu và độ phức tạp của thiết kế. Các buổi tiệc có yêu cầu trang trí cầu kỳ hơn có thể cần ngân sách lớn hơn.
5. Các hạng mục bổ sung:
   • Sân khấu: Nếu sự kiện có các tiết mục biểu diễn, phát biểu hoặc trò chơi tập thể, sân khấu là phần không thể thiếu. Chi phí thuê sân khấu có thể bao gồm cả hệ thống âm thanh và ánh sáng đi kèm.
   • Khu vực check-in: Thiết kế khu vực check-in đẹp mắt, có thể kèm theo các phụ kiện chụp ảnh như khung ảnh, bảng hiệu để khách mời chụp hình lưu niệm.
6. Ước tính chi phí: Phụ thuộc vào quy mô và các dịch vụ đi kèm, chi phí cho các hạng mục bổ sung này có thể dao động từ 5 triệu đến 15 triệu đồng.

Chi phí cho ẩm thực và đồ uống

Ẩm thực và đồ uống đóng vai trò quan trọng trong sự thành công của buổi tiệc. Đây cũng là khoản chi lớn thứ hai sau chi phí địa điểm.

1. Thực đơn tiệc: Thực đơn cần phù hợp với quy mô và tính chất của buổi tiệc. Một số yếu tố cần cân nhắc khi chọn thực đơn:
   • Loại hình tiệc: Doanh nghiệp có thể lựa chọn tiệc buffet hoặc set menu, tùy theo sở thích của nhân viên và ngân sách. Tiệc buffet sẽ mang lại không khí thoải mái, linh hoạt trong khi set menu tạo cảm giác sang trọng và chỉn chu.
   • Sự đa dạng món ăn: Thực đơn nên có đầy đủ các món khai vị, món chính và tráng miệng, bao gồm các món phù hợp với mọi đối tượng như món chay hoặc món ăn không chứa các thành phần gây dị ứng.
   • Chất lượng món ăn: Đảm bảo món ăn được chế biến từ nguyên liệu tươi ngon, chất lượng và vệ sinh an toàn thực phẩm.
2. Ước tính chi phí: Chi phí cho thực đơn thường dao động từ 200.000 đồng đến 1.000.000 đồng/người, tùy vào loại hình tiệc và các món ăn được chọn.
3. Đồ uống: Đồ uống cũng cần được dự trù kỹ lưỡng, bao gồm nước ngọt, nước suối, cocktail, mocktail hoặc rượu vang. Các yếu tố ảnh hưởng đến chi phí đồ uống bao gồm:
   • Sự đa dạng: Đồ uống nên có đa dạng các loại để phù hợp với sở thích của tất cả khách mời, bao gồm cả đồ uống có cồn và không cồn.
   • Chất lượng: Đồ uống cần đạt tiêu chuẩn chất lượng, nhất là đối với các loại rượu vang hoặc cocktail, nên chọn những nhãn hiệu uy tín và đảm bảo về nguồn gốc.
4. Ước tính chi phí: Chi phí đồ uống thường chiếm khoảng 20-30% tổng chi phí ẩm thực. Nếu tiệc có kèm đồ uống có cồn như rượu vang hoặc bia, chi phí này sẽ cao hơn, từ 100.000 đồng đến 500.000 đồng/người.

Chi phí cho chương trình và giải thưởng

Chương trình văn nghệ và giải thưởng là phần quan trọng để tạo không khí sôi động và hấp dẫn cho buổi tiệc. Dưới đây là các hạng mục chi phí cần dự trù cho phần này:

1. Phí thuê MC và nghệ sĩ biểu diễn:
   • MC chuyên nghiệp: Một người dẫn chương trình chuyên nghiệp sẽ giúp điều phối chương trình trôi chảy, tạo không khí thoải mái và gắn kết mọi người. Nếu buổi tiệc có quy mô lớn, việc thuê MC có thể giúp sự kiện diễn ra suôn sẻ hơn.
   • Nghệ sĩ biểu diễn: Tùy vào ngân sách, doanh nghiệp có thể mời ca sĩ, nhóm nhạc hoặc DJ để khuấy động không khí. Các tiết mục biểu diễn chuyên nghiệp sẽ làm cho buổi tiệc trở nên sôi động và ấn tượng.
2. Ước tính chi phí: Chi phí thuê MC thường dao động từ 3 triệu đến 15 triệu đồng, trong khi chi phí cho các nghệ sĩ biểu diễn có thể từ 10 triệu đến 50 triệu đồng tùy thuộc vào độ nổi tiếng và yêu cầu cụ thể.
3. Chi phí cho các tiết mục văn nghệ nội bộ: Đối với các tiết mục do nhân viên tự chuẩn bị, doanh nghiệp cần dự trù thêm chi phí cho trang phục, đạo cụ và phụ kiện. Các tiết mục “cây nhà lá vườn” giúp tạo sự gần gũi và thân thiện giữa các thành viên trong công ty.
   Ước tính chi phí: Chi phí cho trang phục và đạo cụ có thể từ 1 triệu đến 5 triệu đồng, tùy thuộc vào số lượng và tính chất của từng tiết mục.
4. Giải thưởng và quà tặng: Giải thưởng và quà tặng là phần không thể thiếu để khuyến khích sự tham gia của nhân viên trong các hoạt động và ghi nhận thành tích của họ.
   • Giải thưởng cho nhân viên xuất sắc: Các phần thưởng cho nhân viên có thành tích nổi bật trong năm như phiếu quà tặng, tiền mặt hoặc các sản phẩm điện tử.
   • Quà tặng lưu niệm cho toàn bộ nhân viên: Các món quà nhỏ như ly cốc, áo thun, túi xách có in logo của công ty vừa là kỷ niệm vừa là lời cảm ơn của doanh nghiệp.
   • Giải thưởng cho trò chơi: Phần quà cho người chiến thắng trong các trò chơi hoặc cuộc thi trong buổi tiệc, có thể là phiếu mua sắm, quà tặng hiện vật hoặc tiền mặt.
5. Ước tính chi phí: Tùy thuộc vào giá trị phần thưởng, chi phí cho giải thưởng và quà tặng có thể dao động từ 10 triệu đến 50 triệu đồng.

Tổng kết ngân sách dự trù

Dưới đây là bảng tổng kết chi phí dự trù cho một buổi liên hoan cuối năm tiêu chuẩn:

Việc dự trù chi phí chi tiết và kỹ lưỡng giúp doanh nghiệp chủ động trong việc quản lý ngân sách, từ đó tổ chức được một buổi tiệc liên hoan cuối năm ý nghĩa và trọn vẹn.

Các lưu ý quan trọng khi tổ chức liên hoan cuối năm

Để tổ chức liên hoan cuối năm thành công và tránh các vấn đề phát sinh, doanh nghiệp cần lưu ý một số điểm quan trọng trong quá trình lập kế hoạch và triển khai. Dưới đây là các lưu ý cần thiết giúp đảm bảo sự kiện diễn ra suôn sẻ và để lại ấn tượng tốt cho toàn bộ nhân viên.

Những sai lầm cần tránh trong khâu lập kế hoạch

Một số sai lầm thường gặp trong khâu lập kế hoạch có thể ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng của buổi liên hoan. Dưới đây là những sai lầm phổ biến mà doanh nghiệp cần tránh:

• Xác định sai đối tượng khách mời: Khi lập kế hoạch tổ chức, cần xác định rõ số lượng và đối tượng tham gia để chuẩn bị không gian, thực đơn và quà tặng phù hợp. Nếu không xác định đúng, việc thiếu hoặc thừa chỗ ngồi, đồ ăn có thể gây ra sự không hài lòng cho khách mời.
• Không dự trù đủ ngân sách: Việc lập ngân sách chi tiết cho từng hạng mục là rất quan trọng. Doanh nghiệp cần tính toán kỹ lưỡng chi phí địa điểm, ẩm thực, trang trí và các hoạt động. Thiếu ngân sách sẽ làm ảnh hưởng đến chất lượng của buổi tiệc, thậm chí gây ra các khoản chi phí phát sinh không mong muốn.
• Chọn thời điểm không hợp lý: Thời điểm tổ chức liên hoan cuối năm cần phù hợp với lịch trình làm việc và các kỳ nghỉ của nhân viên. Nếu chọn ngày không thuận lợi, tỷ lệ tham gia có thể thấp, làm giảm không khí và mục tiêu của buổi tiệc.
• Kịch bản không rõ ràng: Một kịch bản thiếu chi tiết, thiếu phân chia thời gian cụ thể cho các hoạt động sẽ làm chương trình dễ bị gián đoạn, gây mất hứng thú cho người tham gia.

Những rủi ro thường gặp và cách phòng tránh

Mỗi sự kiện đều có thể gặp những rủi ro không mong muốn. Để giảm thiểu tối đa các tình huống phát sinh, ban tổ chức cần có phương án phòng tránh như sau:

• Rủi ro thời tiết: Nếu tổ chức ngoài trời, thời tiết là yếu tố khó lường trước. Để phòng tránh, cần chuẩn bị phương án dự phòng bằng cách thuê lều bạt hoặc tìm kiếm địa điểm tổ chức trong nhà gần đó để sẵn sàng di chuyển khi cần.
• Sự cố về âm thanh và ánh sáng: Đây là những yếu tố quan trọng trong mọi sự kiện. Hệ thống âm thanh, ánh sáng cần được kiểm tra kỹ trước khi buổi tiệc bắt đầu. Nên có kỹ thuật viên trực trong suốt chương trình để xử lý nhanh nếu có sự cố phát sinh.
• Chất lượng đồ ăn và phục vụ: Để đảm bảo chất lượng ẩm thực, doanh nghiệp nên làm việc với nhà cung cấp uy tín và yêu cầu họ cam kết về an toàn thực phẩm. Đồng thời, nhân viên phục vụ cần được sắp xếp đầy đủ, hỗ trợ khách mời một cách tận tình để tránh tình trạng thiếu phục vụ, ảnh hưởng đến trải nghiệm của người tham gia.

Các tình huống phát sinh và cách xử lý

Trong quá trình tổ chức buổi tiệc, không thể tránh khỏi các tình huống bất ngờ. Do đó, việc chuẩn bị phương án dự phòng sẽ giúp ban tổ chức xử lý linh hoạt:

• Thay đổi kịch bản đột ngột: Nếu một tiết mục trong kịch bản bị hủy hoặc thời gian kéo dài hơn dự kiến, cần có sẵn một kịch bản linh hoạt để có thể thay đổi thứ tự tiết mục. Người dẫn chương trình (MC) cần linh hoạt để điều chỉnh phù hợp.
• Thiếu quà tặng hoặc phần thưởng: Để tránh việc thiếu quà tặng, nên chuẩn bị thêm một số phần thưởng phụ và lưu ý điều chỉnh phần thưởng theo thứ tự ưu tiên. Nếu không may thiếu phần thưởng, ban tổ chức có thể thay thế bằng các phần quà nhỏ hơn.
• Sự cố với nhân viên: Trong trường hợp nhân viên gặp vấn đề sức khỏe hoặc sự cố cá nhân không thể tham gia, cần có phương án thay thế hoặc sắp xếp vai trò cho người khác để chương trình không bị gián đoạn.

Liên hệ với Angeline

Nếu bạn cần hỗ trợ từ các chuyên gia để tổ chức một buổi liên hoan cuối năm chuyên nghiệp và ấn tượng, hãy liên hệ ngay với Angeline. Đội ngũ của chúng tôi sẽ mang đến những giải pháp tổ chức sự kiện trọn gói, từ việc lên ý tưởng, trang trí, đến điều phối chương trình, đảm bảo sự kiện diễn ra thành công và để lại dấu ấn sâu sắc.

Angeline tự hào là đơn vị uy tín trong việc tổ chức các sự kiện doanh nghiệp, đặc biệt là tiệc liên hoan cuối năm. Với kinh nghiệm lâu năm, chúng tôi cam kết mang đến những dịch vụ hoàn hảo nhất, giúp bạn không phải lo lắng về bất kỳ hạng mục nào.

• Dịch vụ tổ chức sự kiện trọn gói: Angeline sẽ đồng hành từ khâu lên ý tưởng, lập kế hoạch cho đến thực hiện chương trình, giúp bạn tiết kiệm thời gian và công sức.
• Trang trí và thiết kế sáng tạo: Mang đến không gian trang trí độc đáo, phù hợp với văn hóa và mục tiêu của doanh nghiệp.
• Hỗ trợ chuyên nghiệp và tận tâm: Đội ngũ nhân sự của chúng tôi luôn sẵn sàng hỗ trợ và xử lý mọi tình huống phát sinh, đảm bảo sự kiện diễn ra suôn sẻ.

Liên hệ với Angeline để nhận được tư vấn và báo giá chi tiết cho buổi tiệc liên hoan cuối năm của bạn.

Kết luận

Một kế hoạch tổ chức liên hoan cuối năm chi tiết giúp sự kiện diễn ra thành công. Nó cũng góp phần tạo dấu ấn đáng nhớ trong lòng các thành viên tham gia. Từ việc xác định ngân sách, lựa chọn địa điểm, xây dựng kịch bản, đến chuẩn bị ẩm thực, âm thanh, ánh sáng, mỗi hạng mục đều cần sự đầu tư kỹ lưỡng. Các ý tưởng độc đáo, các trò chơi gắn kết, cùng với chương trình văn nghệ hấp dẫn sẽ làm cho buổi tiệc cuối năm trở nên đặc biệt và tạo động lực cho toàn thể nhân viên bước vào năm mới đầy hứng khởi.

Nếu bạn cần một đối tác chuyên nghiệp để giúp biến những ý tưởng tổ chức liên hoan cuối năm thành hiện thực, hãy liên hệ ngay với Angeline. Chúng tôi sẽ mang đến một trải nghiệm tuyệt vời và hoàn hảo, từ chi tiết nhỏ nhất đến tổng thể chương trình, giúp sự kiện của bạn diễn ra trọn vẹn và thành công.

Với những bước hướng dẫn trên, hy vọng rằng bạn có thể tự tin lên kế hoạch tổ chức một buổi tiệc liên hoan cuối năm thật ý nghĩa và ấn tượng cho công ty của mình!

——————————————-

𝐀𝐍𝐆𝐄𝐋𝐈𝐍𝐄 – 𝐄𝐕𝐄𝐍𝐓 𝐏𝐋𝐀𝐍𝐍𝐄𝐑
Mang niềm vui đến thiên thần của bạn
• Address: 20 Ngõ 176 Lê Trọng Tấn, Thanh Xuân, Hà Nội
• Hotline: 0786782931 – 0786734931 – 0827491862 – 0763491682
• Fanpage: https: //www.facebook.com/Angeline.event.planner
• Pinterest: https://www.pinterest.com/Angelineeventplanner_/
• Instagram: https://www.instagram.com/angeline.eventplanner_/

Thực hiện bởi: ANGELINE – Mang Niềm Vui Đến Thiên Thần Của Bạn

Đào huy ngọc
Tác Giả bài viết

Đào Huy Ngọc là  tác giả của Angeline, một thương hiệu chuyên cung cấp dịch vụ trang trí và tổ chức sự kiện hàng đầu tại Việt Nam. Với niềm đam mê sáng tạo và hơn nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực này, anh đã góp phần đưa Angeline trở thành đơn vị tiên phong trong việc mang đến những không gian ấn tượng và đầy cảm xúc cho các sự kiện lớn nhỏ.